Aus der Praxis

Techpilot für Einkäufer: Ein Blick hinter die Kulissen

Herzstück der Einkäuferbetreuung bei Techpilot ist das Sourcing-Team. Was dort täglich passiert, verrät uns Sourcing-Veteran Christian Semin im Interview und erzählt uns von einer Anfrage, die er in seinem Leben nie vergessen wird.

 

Christian Semin ist staatlich geprüfter Maschinenbautechniker sowie technischer Betriebswirt und arbeitet seit 12 Jahren bei Techpilot.

 

Wenn ein Einkäufer bei Techpilot eine Anfrage – wir nennen sie RFQ – für ein Fertigungsteil einstellt, passiert das meistens über unsere Komfort-Anfrage. Diese ist bei unseren Einkäufern sehr beliebt, denn sie funktioniert sehr einfach: Bedarf formulieren, Teilezeichnung anhängen – fertig. Kurze Zeit später landet die Anfrage mit allen wichtigen Details auf dem Marktplatz oder wird direkt an ausgewählte Zulieferer gesendet. Das Matching, das passgenaue Zusammenführen von Einkäufern und Zulieferern, wird zuvor von unserem intelligenten Computer-Algorithmus durchgeführt.

 

Die Kombination aus dem Fachwissen unseres Teams und die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit unseres Matching-Algorithmus machen Techpilot so erfolgreich. Zur Zeit besteht das Sourcing-Team aus fünf Personen: Christian Semin, Sven Reimann und Simon Haas bearbeiten und prüfen alle Anfragen, die auf der Plattform eingehen. Sylvia Schumacher schult und betreut Einkäufer, die auf der Plattform neu sind, aber auch diejenigen, die schon länger nicht mehr aktiv waren. Der Kopf des ganzen Teams ist Rolf Hoffmann. Als einer der Führungskräfte bei Techpilot nimmt er nur noch selten den Hörer in die Hand. Er schult und betreut intern die Teams, die täglich die vielen Kunden von Techpilot betreuen.

 

Unser langjähriger Sourcing-Mitarbeiter, Christian Semin, erzählt uns von seinen Aufgaben, seinem Arbeitsalltag – und plaudert dabei auch ein wenig aus dem Nähkästchen:

 

Wie würdest du das Sourcing-Team beschreiben für alle, die nicht wissen, was ihr tut?

Wir sind in erster Linie die Berater für die Einkäufer zum Thema Zeichnungsteile und kümmern uns um die Qualitätssicherung. Wir prüfen jede Anfrage auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Wir sind aber auch Ansprechpartner für unser internes Team bei Techpilot und beraten unsere Kollegen aus dem Service- und Sales-Bereich.

 

Was passiert typischerweise, wenn eine Anfrage bei Techpilot eingeht?

Wenn eine Anfrage bei uns reinkommt, wird sie geprüft. Es gibt da zwei Typen: Zum einen die Komfort-Anfrage: Darin steht meistens noch nicht so viel Information und wir machen erst eine richtige Anfrage daraus. Wir übernehmen die ganze Lieferantenauswahl und Erstellung der Anfrage. Wenn ein Einkäufer die Anfrage selbst einstellt, prüfen wir auch die, um zu gewährleisten, dass der Zulieferer die Anfragen bekommt, die er möchte und der Einkäufer nicht mit Nachrichten bombardiert wird, wenn irgendwas fehlt.

 

Wie lange sitzt du an so einer Anfrage?

Zum Bearbeiten einer Anfrage brauche ich zwischen fünf Minuten und einer halben Stunde. Wir haben aber den Anspruch, jede Anfrage innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten. Dass eine Anfrage 30 Minuten dauert, ist aber eher die Ausnahme.

 

Woran liegt es, wenn du lange für eine Anfrage brauchst?

Wenn ich bei der Bearbeitung länger brauche, liegt das meistens am Umfang der Anfrage, das heißt, je nachdem, wie viele Teile in einer einzelnen Anfrage zusammengefasst sind. Da müssen wir dann ein bisschen sortieren und uns anschauen, wie der Bedarf idealer Weise auszuschreiben ist.

 

Was bedeutet denn für dich „idealerweise“?

Ich achte darauf, wie die einzelnen Teile zueinander passen, ob dafür mehrere verschiedene Fertigungstechnologien nötig sind oder, ob man alles gemeinsam auf der Plattform veröffentlichen kann.

Wenn viele Zeichnungsteile von der gleichen Art sind, nehmen wir uns zwei bis drei Beispielteile heraus und verwenden sie für die Anfrage. So können die Lieferanten schneller kalkulieren. Natürlich wollen wir ja auch niemanden mit zu großen Paketen beladen.

Handelt es sich nicht um einen Stammlieferanten, der den Einkäufer schon gut kennt, kann man das schnell mal vergessen. Er ist ja schließlich nicht der einzige, bei dem eine Anfrage eingeht.

 

Wie viele Anfragen bearbeitet das Team täglich?

Im Schnitt bearbeiten wir 20 Anfragen am Tag. Manchmal sind es auch 30 oder 40. Darauf kommen allerdings etwa 60 bis 120 Zeichnungen. Da schaffen wir dann nicht immer alles an einem selben Tag. Dann müssen wir priorisieren. Wenn wir viele Anfragen haben, steuern wir unsere Bearbeitung über den Ablauftermin für das Angebot, den der Einkäufer hinterlegt hat. Anfragen mit kurzer Laufzeit werden vorgezogen.

Wenn die Laufzeiten ähnlich sind, entscheiden wir danach, wann die Anfrage reingekommen ist.

Ab und zu fragt dann natürlich auch mal jemand nach, wie weit wir sind. Aber in der Regel verstehen unsere Einkäufer es auch, wenn wir andere Anfragen zuerst bearbeiten müssen.

 

Wie gelingt es euch, bei den vielen Einkäufern den Überblick zu behalten?

Ganz einfach, indem jeder Sourcing-Mitarbeiter, der die Anfragen bearbeitet – das sind Sven, Simon und ich – seine eigene Gruppe an Einkäufern hat, die er betreut. Für den Rest haben wir unsere technischen Hilfsmittel von Techpilot.

Durch meine langjährige Erfahrung bei Techpilot kenne ich aber auch die meisten Firmen und Einkäufer und weiß, welche Anfragen von dort kommen. Vor allem bei denen, die besonders aktiv sind. Aber ich denke, solch eine Routine gehört zu jedem Job.

 

Gibt es Anfragen, die mit Priorität behandelt werden? Wenn ja, warum?

Für Einkäufer, die schon sehr lange bei uns sind, schieben wir Anfragen manchmal auch ein bisschen nach vorne.  Aber auch neue Einkäufer werden mit besonderer Beachtung behandelt.

Ansonsten gilt eben die Laufzeit für die Anfrage und das Datum der Veröffentlichung.

 

Was passiert, wenn der Einkäufer eine Geheimhaltungsvereinbarung für seine Zeichnungen möchte?

Das beachten wir natürlich und verknüpfen die Geheimhaltungsvereinbarung mit seinen Daten. Somit hat er die volle Kontrolle darüber, wer seine Zeichnungen sehen kann und wer nicht.

Wir haben allerdings festgestellt, dass manche Einkäufer gerne vergessen, die nötigen Freigaben zu erteilen. (lacht)

Für unsere Zulieferer ist das natürlich schade. Also bitte in Zukunft darauf achten. Öfters mal auf die Plattform zu gucken hilft. So bekommt man auch mehr Angebote.

 

Mit welchen Fertigungstechnologien habt ihr am meisten zu tun?

Drehen und Fräsen, also zerspanende Verarbeitung, haben wir hier täglich. Und natürlich auch viel, was allgemein mit Blechbearbeitung zu tun hat. Dann folgen Schweißkonstruktionen, Gussteile und Spritzgussteile.

 

Wie viel haben die anderen Fachbereiche mit eurer Arbeit zu tun?

Wir treffen uns jeden morgen mit den Teams aus dem Service und dem Sales-Bereich zu einem kurzen Meeting. Dabei berichten wir, was momentan auf der Plattform so los ist oder stellen besondere Anfragen vor. Ab und zu erklären wir unseren Kollegen bei der Gelegenheit auch bestimmte Fertigungsverfahren

Ansonsten sind wir meistens die Ansprechpartner zu bestimmten Werkstoffen, Technologien oder auch zu manchen Einkäufern.

Meistens wollen die Kollegen aus den anderen Teams wissen, um welche Technologie es aktuell geht, welche Fertigungsmöglichkeiten unsere Zulieferer haben, oder was sie davon den Zulieferern empfehlen können. Das ist eben die technische Komponente.

 

Welche Anfrage ist dir besonders in Erinnerung geblieben?

(lacht) Es gibt eine Anfrage, die werde ich nie vergessen…

Vor etwa zehn Jahren ging eine Anfrage aus dem Erotikbereich bei uns ein. Es handelte sich dabei um Drehteile aus Kunststoff und Aluminium mit besonderer Oberflächenbehandlung und Elektronik im Inneren. Der Auftrag wurde tatsächlich auch über unsere Plattform vergeben.

Die Firma, von der die Anfrage stammte, ist auch heute noch auf unserer Plattform. Allerdings im Moment nicht so aktiv.

 

Welche Vorteile für Einkäufer seht Ihr bei einer Online-Plattform wie Techpilot?

Wir sind einfach zielgerichteter als herkömmliche Akquiseverfahren und wir sind mehr als nur ein einfaches Branchenverzeichnis. Der Kreis aller, die die Anfragen sehen, ist viel größer. Das spart Zeit, weil auf unserer Plattform alles über einen Klick funktioniert und man nicht 200 Zulieferer nacheinander anschreiben muss.

Und natürlich hilft auch die Auswertung, die wir anbieten können, das Geschäft zu verbessern.

Zaubern können wir allerdings nicht. Manchmal gibt es einfach nicht mehr als drei Zulieferer für eine bestimmte Anfrage. Da können wir leider auch nicht für mehr Angebote sorgen.

Am Ende des Tages können wir nur den Markt abbilden, aber auch da tun wir unser Möglichstes. Unser Service hilft natürlich dabei.

 

 

Christian Semin und das Sourcing-Team stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung. Rufen Sie an unter +49 (0) 89 599 444 444 oder schreiben Sie eine E-Mail an service@techpilot.net.

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